BTU-Datenbank: Harte Zeiten für die Prüfer

Die Programmierung und Entwicklung der neuen BTU-Datenbank geht langsam aber sicher in die Endphase. Mit der Programmierung alleine ist es aber nicht getan. Genauso wichtig ist es, die auf ein absolutes Minimum reduzierten Daten der Vereinsmitglieder in die Datenbank einzugeben und ständig zu aktualisieren. 

Der momentane Stand sieht so aus, dass bereits im März dieses Jahres die Personalien und die dazugehörige Passnummer aller Vereinsmitglieder in die Datenbank eingespielt wurden. Danach bekamen die Abteilungsleiter den Zugangscode, um auf die Daten ihres Vereins zugreifen zu können. Für Präsident Reiner Hofer war damit die erste große Hürde übersprungen. „Wir wollten natürlich sichergehen, dass die Mitglieder bei den Vereinen auch noch aktuell gemeldet sind. Deshalb haben wir den Abteilungsleitern drei Monate lang die Möglichkeit gegeben, die Daten ihrer Mitglieder zu überprüfen und zu korrigieren. Außerdem sollten sie –wenn möglich - die Kup-Graduierungen eintragen.“ Mittlerweile werden die Kupgrade nur noch von der BTU-Geschäftsstelle oder vom Prüfungsreferent Heinz Gruber eintragen. Dazu aber gleich noch einige Infos.

Als es dann darum ging, bei den Mitgliedern die bisher erworbenen Dangraduierungen einzutragen, stellte sich heraus, dass nur noch die Listen von den Danprüfungen ab dem Jahr 2000 zur Verfügung stehen. Reiner Hofer: „Dass solche wichtigen Informationen nur noch begrenzt zur Verfügung stehen, zeigt recht deutlich auf, dass für unseren Verband der Aufbau einer Datenbank schon längst überfällig ist.“ Die auf der Landesebene erworbenen Dangraduierungen wurden von Vorstandsmitgliedern eingetragen. Danach wurden von Wilfried Pixner, dem Bundesprüfungsreferent, die bei den Bundes-Danprüfungen erworbenen Graduierungen und die auf andere Weise erhaltenen WTF-Dane in die Datenbank eingepflegt.  

Da die Daten der Übungsleiter-Lizenzen in digitaler Form vorlagen, konnten diese Informationen problemlos eingespielt werden. Für die Verantwortlichen der Vereine dürfte von Interesse sein, dass sie die Lizenzen ihrer Vereinsmitglieder aus datenschutzrechtlichen Gründen nur dann einsehen können, wenn sie von den Mitgliedern dazu berechtigt werden. Auch dazu gibt es gleich noch ein paar Informationen.

Als nächster Schritt steht bei Marius Mühlberger, dem Inhaber der Firma co-operation und Programmierer der BTU-Datenbank, die Eingabe der Kampfrichterlizenzen für den Zweikampf und den Formenbereich auf dem Plan. „Zum Schluss muss noch die Möglichkeit geschaffen werden, dass die Ehrungen der Mitglieder eingetragen werden. Danach wäre dann, zumindest was die Eingabe von Daten angeht, der Aufbau der Datenbank abgeschlossen.“

Arbeitslos wird Marius Mühlberger danach aber noch nicht. Mit Vollgas soll er nämlich an Prüferlisten für die Kup-Prüfung arbeiten. „Angedacht ist, dass die Verantwortlichen in den Vereinen in der Datenbank nur noch die Namen der Prüflinge markieren und sich dann die komplette Prüferliste ausdrucken. Dadurch gehört das lästige Ausfüllen der Prüferlisten der Vergangenheit an. Nach der Gürtelprüfung schickt der Verein die Prüferliste an den Prüfungsreferenten. Der kann dann im Internet die Teilnehmer der Kup-Prüfung aufrufen. Danach braucht er nur noch bei den durchgefallenen Teilnehmern die Markierung entfernen. Wenn er die Liste dann abspeichert, werden die neuen Graduierungen automatisch eingetragen.“

Im Bezug auf die Prüferlisten gibt es einen kleinen Wermutstropfen. Damit das Programm später die neue Graduierung automatisch erkennt, muss vorher von allen Prüflingen der aktuelle Kupgrad in die Datenbank eingetragen sein. Und das ist momentan leider noch nicht der Fall. Die Vereinsvertreter hätten die Graduierung zwar bis Juni eintragen können. Da sich der Pass aber meistens im Besitz des Mitglieds befindet, wurde davon nur sehr spärlich Gebrauch gemacht. Da diese Einträge aber für das automatisierte Verfahren notwendig sind, haben sich Wilfried Pixner, Gerd Kohlhofer und der Autor dieses Artikels bereit erklärt, zusammen mit Geschäftsstellenleiterin Renate Heng alle in diesem Jahr bei Kup-Prüfungen neu erworbenen Graduierungen in die Datenbank einzutragen. Wenn danach immer noch unbekannte Kup- oder Dangrade in der Prüferliste auftauchen, müssen diese nachträglich per Hand in die Datenbank eingegeben werden. 

Wie von Marius Mühlberger zu hören war, dürfte ab Ende des Jahres für alle Meisterschaften und Lehrgänge eine Online-Anmeldung zur Verfügung stehen. „Die Programmierungen für die automatisierte Eingabe der Prüferlisten und einer Online-Anmeldung sind zum Teil identisch. Deshalb ist der Aufwand für eine Online-Anmeldung überschaubar.“ Besonders freuen wird das vor allem Kampfrichter-Referent Abdullah Ünlübay, der bisher immer alle Teilnehmer in eine Liste eintragen musste.

Beim Aufbau einer Datenbank müssen natürlich auch die Vorgaben des Datenschutzes beachtet werden. Ein absolut wichtiger Aspekt betrifft das Recht der Mitglieder, dass sie eine Auskunft über die von ihnen gespeicherten Daten verlangen können. Um dieser Auskunftspflicht nachkommen zu können, wird für jedes eingetragene Vereinsmitglied ein eigener Account erstellt. Die Benutzerkennung ist die Passnummer und das Geburtsdatum. Das Passwort kann natürlich sofort geändert werden. 

Um den Vorgaben des Datenschutzes in allen Punkten gerecht zu werden, wurde die Datenbank von Steven Müller, dem Kampfrichter-Referent aus Thüringen und anerkannter Datenschutz-Experte, genau unter die Lupe genommen. Jeder Eintrag wurde dahin überprüft, ob er für die Arbeit im Verband überhaupt erforderlich ist. Die Folge war, dass die Einträge auf das absolute Minimum reduziert wurden.

Bei dieser Prüfung stellte sich unter anderem die Frage, ob es tatsächlich erforderlich ist, dass der Abteilungsleiter des Vereins die Übungsleiter- und Kampfrichter-Lizenzen seiner Vereinsmitglieder einsehen darf. Da hierfür kein triftiger Grund erkennbar war, wurde dem Abteilungsleiter dieses Recht abgesprochen. Allerdings, und das wird viele wieder beruhigen, kann das Vereinsmitglied dem Abteilungsleiter per Mausklick die Ermächtigung erteilen, dass er alle gespeicherten Daten einsehen darf.

Nachdem mittlerweile bei nahezu allen BTU-Maßnahmen die Passnummer der Mitglieder angegeben werden muss, stehen vor allem die Prüfer im Focus. Bei den Kup-Prüfungen müssen sie nämlich peinlich genau darauf achten, dass auf den Prüferlisten neben dem Namen der Prüflinge auch noch deren Passnummer eingetragen ist. Weshalb der Umgang mit der Passnummer von einigen Prüfern immer noch sehr lasch gehandhabt wird, ist für BTU-Präsident Reiner Hofer nicht nachvollziehbar. „Der Verband vergibt die Prüferlizenz nur an Personen, mit denen eine vertrauensvolle Zusammenarbeit möglich ist. Wenn dieses Vertrauen nicht mehr vorhanden ist, muss man als Verband auch über eine Trennung nachdenken.“

Text und Foto:  Peter Bolz